YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 Belediye meclisi ile ilgili görevleri

• Belediye birimlerinden kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
• Meclis toplantı gündemi, saati ve toplantı yerini 5393 sayılı Belediye kanununun 20 ve 21. maddeleri gereği en az üç gün önceden üyelere bildirmek ve çeşitli yöntemlerle halka duyurmak.
• Meclis toplantı gündemi hazırlanmasında, Başkanlık yazılarının gündemin ilk maddelerini  oluşturmasını sağlamak.          
• Meclis ihtisas komisyonları raporunun gündeme alınması için raporun komisyonu oluşturan üye tam sayısı çoğunluğunca imzalanmış olması gerektiğini göz önünde bulundurmak.
• İhtisas komisyonu raporlarını halka duyurmak.
• Meclis üyelerinin meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirlemek amacı ile her oturum için çizelge hazırlamak, toplantıya katılan meclis üyelerine imzalatmak, yoklama sonucunda çizelgenin meclis başkanı tarafından imzalanmasını sağlamak.
• Meclisin l. toplantısında ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların ilgili komisyonlarda görüşüldükten sonra bir sonraki meclis toplantısında görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlamak.
• Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, Başkanlık Divanına imzalatmak ve bu tutanakları dosyasında saklamak.
• h) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararların yazımını yapmak, Meclis Başkanı ve Meclis Katiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye kanununun 23. maddesine göre, Belediye Başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen kararları mahallin en büyük mülki idare amirine göndermek.
• 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun 14. maddesi ve Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 17. maddesi uyarınca, belediye Meclisinin imar ve bütçeye ilişkin kararlarını Büyükşehir Belediye Meclisinde görüşülmek üzere Mersin Büyükşehir Belediyesine göndermek.
• Onaydan sonra gelen meclis kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüklere göndermek.
• Kesinleşen meclis karar özetlerini uygun araçlarla halka duyurmak, meclis ile ilgili bütün evrakların arşivlemesini sağlamak.
• Belediye meclis üyelerine gerek meclis toplantısına gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.
• Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek ve arşivini yapmak.

Belediye encümeni ile ilgili görevleri

• Belediye Encümeninin 5393 sayılı Kanunun 33. maddesinde belirtilen üyeler ile aynı Kanunun 35. maddesi gereği önceden belirlenen gün ve saatte toplanmasını sağlamak.
• Belediye Başkanı tarafından encümende görüşülmesi için havale edilen tekliflerin encümen gündemini hazırlayıp encümene sunmak.
• Encümende görüşülen tekliflerin geldiği şekliyle veya encümen görüşü doğrultusunda kararları yazılıp, gereği için zimmet karşılığı ilgili müdürlüklere vermek.
• Encümen karar asıllarının encümen üyelerine imzalatılması, karara muhalif olan varsa gerekçelerini yazmalarını sağlamak.
• Encümen toplantısında alınan kararları sırası ile encümen tutanak defterine kaydetmek.
• Encümen toplantısına katılmayan üyeler için kararın ilgili yerine “katılmadı, izinli, raporlu, görevli” vb. sözcüklerinin yazılmasını sağlamak.
• Encümen ile ilgili evrakların arşivlenmesini yapmak.
• Encümen üyelerinden toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait
• Puantajı hazırlamak ve gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.

Genel evrak kayıt ve arşiv ile ilgili görevleri

• Belediyeye gelen tüm evrak, belge ve postaları teslim alıp, durumuna göre elektronik ortamda kaydedip ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.
• Belediye dışına gönderilecek evrakları zimmet karşılığı elden ya da posta ile gönderilecek evrakları posta zimmet defterine işleyerek PTT’ye teslim etmek.
• Standart Dosya Planına uygun olarak arşivleme yapmak.
• Müdürün verdiği görevleri zamanında yapmak.

Diğer görevler

• Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak.
• Posta ile gönderilecek evrakların resmi posta pullarını avans almak suretiyle temin etmek ve harcamaların sonunda Mali Hizmetler Müdürlüğünce mahsubunun yapılmasını sağlamak.